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【仁德劳务】人事档案的特性及管理

  人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色,是个人经历、思想品德、业务能力等情况的真实记录,是个人身份、学历、资历等方面的证据,与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩,具有法律效用,是记载人生轨迹的重要依据。高校学生档案则是国家人事档案的组成部分,是大学生在校期间的生活、学习及各种社会实践的真实历史记录,是大学生就业及其今后各单位选拔、任用、考核的主要依据。人事档案收存员工的履历、自传、鉴定(考评)、政治历史、入党入团、奖励、处分、任免、工资、劳动合同等方面的有关文件材料,因此,它能记录员工个人成长、思想发展的历史,能展现员工家庭情况、专业情况、个人自然情况等各个方面的内容,总之,人事档案是员工个人信息的储存库,它概括反映了员工个人全貌。

  人事档案立卷后,其内容不是一成不变的,随着当事人人生道路的延伸将不断形成一些反映新信息的文件材料。因此,人事档案必须注意做好新材料的收集补充,力求缩短档案与员工实际情况的“时间差”,这就要求人事档案随时补充、归档新材料。

人事档案的管理应与员工的人事管理相统一,才便于发挥人事档案的作用,如果人、档脱节,保管人事档案而不知当事人已调往何处,即“有档无人”,这样的无头档案,保管得再好也无意义。因此,在工作中必须坚持“档随人走”,将其人事档案转往新的管理部门

人事档案是党和国家的机密,绝不充许个人私自保管和丢弃。当前有一些毕业生因为还没有找到稳定的工作,变动频繁,干脆自已拿着档案,甚至已经毕业几年,档案还放在学校,结果造成断档,需补接工龄手续烦琐,另外容易造成档案丢失,成为无档人员。有的无档案管理资质的单位随便接管保存毕业生或务工人员的人事档案,造成人事档案的断档或损坏。对于一些在民营、合资等无档案管理资质的单位就业的人员,应将档案妥善保管在信誉高、管理好的党委组织部门和政府人事部门所属的人才服务机构来管理。

  关于流动人员的人事档案管理,中组部、人事部《流动人员档案管理暂行办法》人发[1996]118号文已做出了明确规定:流动人员的人事档案管理应遵循“集中统一,归口管理”的原则,严禁个人保管他人人事档案。要防止丢失档案材料和擅自泄露档案内容,不得擅自涂改、抽取、伪造流动人员人事档案材料。更不准随便销毁、故意丢弃。只能由县(含县)以上党委组织部门和政府人事部门所属的人才服务机构来管理,其它任何单位不得擅自管理流动人员人事档案。


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